Tre passi fondamentali per massimizzare la tua produttività e concentrarti su ciò che sai fare meglio.

Come imprenditore sai quanto il tuo tempo ed energia siano risorse preziose, e non solo per te, ma per tutto il tuo “ecosistema”. Se ti fermi, o se anche solo zoppichi un po’, le ricadute su tutto il sistema sono inevitabili. Per massimizzare la tua produttività e concentrarti su ciò che sai fare meglio, è fondamentale delegare, organizzare e prioritizzare le tue attività in modo efficiente. In questo articolo, esploreremo alcuni aspetti pratici per migliorare in ognuna di queste aree, portandoti verso una libertà operativa che ti permetterà di operare nella tua “area di genialità”.

Passo 1: Delegare in Modo Efficace

Saper delegare non è cosa facile, inutile raccontare favole. Quando hai costruito la tua attività pezzo per pezzo, con sacrifici, sudore e calli l’idea di delegare fa proprio fatica ad inserirsi tra le possibili opzioni. Per poter crescere è però necessario operare nella zona di “genio” che, guarda caso, è schiacciata tra l’operatività e lo stress. Delegare quindi è una competenza essenziale per ogni leader, ma in soldoni è un modo per aumentare l’efficienza e la produttività, e permette di dare potere al tuo team, di promuovere la collaborazione, di dirigere invece di fare, e infine ti consente di concentrarti su compiti di “alto livello”.

Ti lascio qualche consiglio, alcuni passaggi per abituarti a delegare in modo più efficiente:

• Identifica i compiti: inizia elencando tutte le attività e le responsabilità che attualmente ricadono sotto la tua responsabilità. Individua quelle che possono essere delegate senza comprometterne la qualità. No, non puoi dire “nessuna”.
• Valuta le competenze: valuta i punti di forza e le competenze dei membri del tuo team. Assegna i compiti alle persone che hanno l’esperienza necessaria o anche solo il potenziale per crescere in quel campo. Fidarsi non è facile, ma vedrai che il passo più difficile è il primo, poi è come togliersi un peso.
• Comunica chiaramente: comunica chiaramente le aspettative, le scadenze e i risultati desiderati per ciascun compito delegato. Fornisci le informazioni o le risorse necessarie per garantire il successo, e per i primi tempi affianca la persona a cui deleghi per mostrare come vuoi che le cose siano fatte, per trasmettere l’attenzione ai dettagli e per assicurarti che scadenze e risultati siano chiari.
• Fidati e dà potere: delega l’autorità insieme alle responsabilità. Fai in modo che i membri del tuo team possano prendere decisioni all’interno dei compiti delegati e offri supporto quando necessario. All’inizio chiedi di informarti prima di prendere decisioni di un certo peso, e chiedi sempre di spiegare i benefici della scelta che vogliono compiere, oltre ai potenziali “pericoli”.

Passo 2: Organizzazione Efficiente

Organizzare il tuo ambiente di lavoro e i tuoi processi è fondamentale per mantenere la concentrazione e ridurre le distrazioni, ecco alcuni consigli per migliorare le tue capacità organizzative:

• Ottimizza il tuo spazio di lavoro: rimuovi “il casino” (c’è dappertutto, in tutte le aziende, in tutto il mondo) e crea un ambiente di lavoro organizzato che favorisca la produttività. Tieni a portata di mano solo gli oggetti essenziali e stabilisci un sistema per gestire documenti e materiali. Se non sai come fare, ci sono diversi tutorial su Youtube per organizzare ufficio, archivi e file del computer in modo efficace. ù
  Consiglio: stabilisci una procedura per archiviare, in modo che chiunque possa trovare quello che cerca, che sia un nuovo arrivato o qualcuno che deve sostituire una persona-chiave che è momentaneamente assente.
• Sfrutta gli strumenti digitali: sfrutta la tecnologia per ottimizzare il tuo flusso di lavoro. Utilizza strumenti di gestione dei progetti, app di calendario e piattaforme di comunicazione per mantenerti organizzato e monitorare i progressi in modo efficace. Monday.com, Toggle, Asana, Miro, Google, Evernote, Teams … insomma ci sono decine di strumenti gratuiti che possono semplificare l’operatività e liberare tempo e risorse.
  Consiglio: invece di “scrollare” i social media alla sera guarda dei tutorial per imparare a usare questi strumenti.
• Prioritizza i compiti: categorizza i compiti in base all’urgenza e all’importanza. Utilizza metodi come la Matrice di Eisenhower per identificare e concentrarti sulle attività ad alta priorità che sono in linea con i tuoi obiettivi. Condividi e comunica chiaramente il tuo punto di vista su obiettivi e priorità in modo che tutti lavorino in accordo, insomma … che tutti remino nella stessa direzione.
• Crea routine: stabilisci routine giornaliere o settimanali per strutturare il tuo lavoro. Dedica blocchi di tempo specifici a diversi tipi di attività, come pensiero creativo, riunioni o lavoro approfondito.

Passo 3: Stabilire le Priorità

Stabilire le priorità è la chiave per allocare il tuo tempo e le tue risorse in modo efficiente. Con questi pochi passaggi puoi migliorare le tue capacità di prioritizzazione ed ottenere da subito risultati positivi:

• Definisci gli obiettivi: definisci chiaramente i tuoi obiettivi a breve e lungo termine. Cerca di immaginare o analizzare come ogni compito contribuisce a quegli obiettivi e dai loro priorità in base al ragionamento che hai fatto.
• Valuta l’impatto: valuta l’impatto potenziale e le conseguenze di ciascun compito. Concentrati sulle attività che generano il maggior valore o che hanno il maggiore impatto sui tuoi obiettivi aziendali. Le cose importanti, insomma, vanno fatte per prime, anche se sono quelle che non ti piace fare.
• Considera le scadenze: tieni conto delle scadenze e dei vincoli temporali quando dai priorità ai compiti. I compiti urgenti e sensibili al tempo devono avere la precedenza rispetto alle attività meno critiche dal punto di vista temporale.
• Impara a dire no: fai attenzione a non sovraccaricarti. Impara a dire no a compiti che non sono in linea con le tue priorità o che possono essere gestiti efficacemente da qualcun altro.

Consiglio Bonus: la regola dell’80/20

Come suggerimento bonus, applica la regola dell’80/20, anche conosciuta come principio di Pareto, per massimizzare la tua efficienza. Funziona così: identifica il 20% dei compiti che contribuiscono all’80% dei risultati e concentra la tua energia su di essi. In questo modo, potrai liberare tempo per attività che realmente contano e operare nella tua area di genialità.

Conclusione

Delegare, organizzare e stabilire le priorità sono competenze fondamentali se desideri ottenere più libertà operativa per operare nella tua area di genialità, perché è proprio in questa area che puoi fare la differenza, portare valore al tuo prodotto o servizio e generare valore aggiunto per la tua attività imprenditoriale. Seguendo i passaggi descritti in questo articolo, potrai inoltre sbloccare o aumentare la produttività complessiva del tuo team, per sfruttarne appieno tutte le capacità mentre dedichi il tuo tempo e la tua energia ai compiti che portano veramente risultati…e profitto.

Dennis Comunian